Planeación

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Antes que nada hay que saber qué significa PLANEACIÓN:

La Planeación es una herramienta administrativa de dirección para sustentar las decisiones de largo plazo (metas) de las empresas e instituciones que les permite gobernar su futuro y adaptación continua a las circunstancias cambiantes del entorno. Es muy útil para el crecimiento sano, sustentable y duradero de una empresa.

Para ello es necesario implementar estrategias. Una estrategia es una idea rectora que orienta la acción y decisiones cotidianas de los niveles directivos y administrativos a través del tiempo. Sin embargo, no es un plan rígido, sino flexible ya que evoluciona de una idea principal a través de un continuo cambio de circunstancias del entorno donde opera la empresa.

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La planeacion es importante porque contribuye enormemente al éxito y proporciona cierto control sobre el futuro. Al planear, se dejan a un lado las labores cotidianas y las fechas limite para ampliar su enfoque mental y concentrarse en un panorama mas amplio. La planeación es un proceso complejo e incluyente, que involucra una serie de etapas o elementos sobrepuestos e interrelacionados. Se conocen tre tipos de planeación: - Planeación estratégica: consiste en establecer planes maestros que conforman el destino de la empresa. - Planeación táctica: traduce los planes estratégicos a planes y metas específicos, que son mas relevantes para una unidad organizacional particular. - Planeación operativa: identifica los procedimientos y las acciones especificas que se requieren en los niveles inferiores de la organización.


Para comprender de mejor manera el termino planeación el siguiente video explica de manera creativa que es la planeación estratégica:

http://www.youtube.com/watch?v=kvZGviSnLgY


FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN

Como mencionamos en un principio, la planeación es importante porque contribuye enormemente al éxito y proporciona cierto control sobre el futuro. Según diversos análisis, el valor de la planeación radica en el proceso mismo. Con frecuencia la planeación conduce a mejorar la productividad, la calidad y los resultados financieros.

La planeación es un proceso complejo e incluyente, que involucra una serie de etapas a elementos sobrepuestos e interrelacionados. Por lo menos, se conocen tres tipos de planeación: estratégica, táctica y operativa:

La planeación estratégica consiste en establecer planes maestros que conforman el destino de la empresa.

La planeación táctica traduce los planes estratégicos a planes y metas específicos, que son más relevantes para una unidad organizacional particular.

La planeación operativa identifica los procedimientos y las acciones específicas que se requieren en los niveles inferiores de la organización.

El diagrama que se presenta a continuación muestra el proceso de planeación, con una ligera modificación, el modelo se puede aplicar a cualquiera de los tipos de planeación anteriormente mencionados.

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En la práctica, con frecuencia varias de estas etapas se sobreponen, es decir, realiza dos o más actividades de manera simultánea. También es importante mencionar que los pasos de la planeación no siempre llevan el orden que se presenta en el diagrama, esto porque como se comentó en un inicio, es un proceso flexible y adaptable. A continuación se describen detalladamente cada uno de los pasos del proceso:

1. Definir situación presente: Es un punto crítico para establecer las metas de la empresa. Incluye medir el éxito y examinar las capacidades internas y las amenazas externas. Las capacidades internas son las fuerzas y debilidades de la empresa, mientras que las amenazas externas son los riesgos a los que se enfrenta la empresa y que no pertenecen a ella (ej: crisis económicas y fluctuaciones de valor de moneda de otros países).

2. Establecer metas y objetivos: Las metas son más amplias que los objetivos, de manera que éstos funcionan como pequeñas metas que permiten lograr los mayores.

3. Prevenir los obstáculos y pronosticar ayudas para alcanzar las metas y objetivos: Se deben predecir qué factores internos y externos estimularán o debilitarán la posibilidad de alcanzar los fines deseados.

4. Desarrollar planes de acción para alcanzar metas y objetivos: Los planes de acción contienen los pasos específicos que se requieren para alcanzar una meta o un objetivo.

5. Formular presupuestos: La planeación genera planes de acción que necesitan dinero para poderlos poner en práctica. Por ello, es necesario presupuestar dinero para realizar el plan.

6. Poner en práctica los planes: Aplicar los planes para buscar el beneficio de la empresa; en este paso se puede aprender de los errores y corregirlos.

7. Controlar los planes: La planeación no termina con la implantación, porque es posible que los planes no siempre se cumplan como fueron previstos. El propósito de este paso es medir el avance para alcanzar una meta y en tomar medidas correctivas cuando se detecta demasiada desviación del desempeño esperado.

  • La evaluación y retroinformación indica que después de medir el avance, se pueden perfeccionar los detalles de los planes implementados.


Plan de Contingencia

Es un plan alternativo que se utiliza si el plan original no se puede aplicar o si se presenta una crisis (“usar el Plan B”). Con frecuencia, los planes de contingencia tienen su origen en los objetivos de los primeros pasos de la planeación. Los planes se ponen en marcha cuando el planificador detecta desviaciones que se alejan de los objetivos.


SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

La solución de problemas difíciles es una parte fundamental del trabajo del administrador.

Con frecuencia, la solución requiere una investigaci6n perceptiva. Un problema es la discrepancia que existe entre las condiciones ideales y las reales. Una decisión significa elegir entre alternativas. La solución de problemas y la toma de decisiones son elementos importantes de la planeación y también se necesitan para llevar a cabo las otras funciones de la administración. Otra perspectiva importante sobre la toma de decisiones es que esta se coloca en el centro de la administración. Una característica distintiva del trabajo de un administrador es su autoridad para tomar decisiones.

Decisiones programadas versus no programadas

Algunas de las decisiones que deben tomar los administradores son difíciles porque se presentan con muy poca frecuencia. Estas se conocen como decisiones no programadas (decisiones que no son rutinarias). Por otra parte, una decisión programada es repetitiva o rutinaria, y se toma de acuerdo con un procedimiento específico. Cuando se presenta un problema desconocido, extremadamente complejo o significativo, requiere una decisión no programada. Además, es complejo cuando contiene muchos elementos. Los problemas significativos afectan algún aspecto importante de la organización. Casi todas las decisiones estratégicas no son programadas. Una organización correctamente planificada y estructurada reduce la cantidad de decisiones no programadas posibles por medio de cientos de políticas para ayudar a los administradores a reaccionar cuando se encuentran con un problema determinado.

La solucion de problemas difíciles es una parte fundamental del trabajo del administrador. Un problema es la discrepancia que existe entre las condiciones ideales y las reales. Una decisión significa elegir entre alternativas. La solucion de problemas y la toma de decisiones son elementos importantes de la planeación y también se necesitan para llevar a cabo las otras funciones de la administración.


Pasos para la solución de problemas y la toma de decisiones:

Pasos para la solucion de probemas.gif



1.- Identifique y diagnostique el problema: Indicadores de problemas:

- Desviación del desempeño anterior. Si las curvas del desempeño han caído, es casi seguro que existe un problema. Los indicadores más comunes de problemas son: descenso de ventas y los aumentos de la rotación de empleados, los índices de desperdicio, las quejas de los clientes y la cantidad de cheques devueltos, sin poderlos cobrar.

- Desviaciones del plan. Cuando los resultados que se esperaban con un plan no aparecen, existe un problema.

- Críticas del exterior. A veces, los administradores se percatan de que hay problemas cuando escuchan quejas de individuos y grupos que no son empleados de la empresa. Estas fuentes de crítica incluyen a los clientes, legisladores y accionistas.

- Amenazas de la competencia. La presencia de competencia ocasiona problemas a una organización.

2.- Desarrolle alternativas creativas: El segundo paso para tomar decisiones consiste en general soluciones alterativas.

3.- Evalué las soluciones alternativas: La persona que soluciona el problema compara los pros y contras, considera la viabilidad de cada uno de ellos.

4.- Elija una solución alternativa: El proceso de sopesar cada alternativa debe terminar en algún punto. No se puede resolver un problema a menos de que se elija una opción, es decir, que se tome una decisión.

5.- Implante la decisión: Mientras una decisión no se haya puesto en práctica, no será en absoluto una decisión.

6.- Evalué y controle: Consiste en investigar el nivel de eficiencia de la opción elegida para resolver el problema.


Factores que influyen en la toma de decisiones:

Intuición: Es un modo de conocer o razonar, basado en la experiencia, en cuyo caso la evidencia se pondera y se equilibra, automáticamente, en forma inconsciente.

Personalidad e inteligencia cognoscitiva: Se refiere al tipo de inteligencia que tradicionalmente se ha usado para resolver problemas difíciles y obtener buenos resultados en a escuela.

Inteligencia emocional: Se refiere a cualidades tales como comprender sus propias emociones, sentir empatía por los demás y controlar las emociones para mejorar la forma de vida.

Calidad de la información: Para tomar una buena decisión se requiere contar con información valida y de gran calidad.

Consideraciones políticas: En circunstancias ideales, las decisiones de las organizaciones se toman de acuerdo con los méritos objetivos de alternativas. En realidad, muchas decisiones se basan en consideraciones políticas, por ejemplo, el favoritismo, las alianzas o el deseo de la persona que toma la decisión de agradar a las personas que detentan el poder.

Grado de incertidumbre: Cuanto más segura este la persona que toma decisiones del resultado de las mismas, tanto mayor será la calma y la confianza con que las tomara.

Crisis y conflictos: Las personas que toman decisiones, se pueden ver afectadas en forma negativa por la crisis, la perciben como un hecho tensionante.

Valores: Los valores influyen en cada paso de la toma de decisiones.

Desidia: Muchas personas toman decisiones equivocadas debido a que padecen desidia, es decir, no pasan a la acción sin tener una razón válida para ello.

Creatividad en el trabajo del administrador:

La creatividad forma parte esencial de la solución de problemas y la toma de decisiones. Ser creativo consiste en producir nuevas e imaginativas soluciones. La creatividad se puede definir como un proceso para desarrollar ideas nuevas que se puedan poner en práctica. Como hace énfasis en la aplicación de las ideas, la creatividad se relaciona estrechamente con la innovación. Una persona, para ser innovadora, tiene que producir un producto, servicio o procedimiento nuevos.

Solución de problemas y toma de decisiones en grupo:

Las decisiones en grupo surgen cuando varias personas contribuyen a elaborar una decisión final. Dado que se ha otorgado tanta importancia a los equipos, así como a la toma de decisiones participativa, cada vez son más las decisiones que se toman en grupo. Con frecuencia, la toma de decisiones en grupo se utiliza en situaciones importantes y complejas.

Ventajas y desventajas:

En primer término, la calidad de la decisión puede ser superior, en razón de que puede lograrse la combinación de los conocimientos de los miembros del grupo. La segunda ventaja es un producto secundario de la primera. Los miembros del grupo evalúan el pensamiento de los demás, de manera que se evitan los errores importantes. La toma de decisiones en grupo también tiene algunas desventajas notables. Este enfoque de grupo toma mucho tiempo y produce compromisos que, en realidad, no resuelven el problema. Pueden tomarse decisiones erróneas.


TÉCNICAS ESPECIALIZADAS PARA LA PLANEACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Diversas técnicas, basadas en el método científico, además de las matemáticas y la estadística has sido desarrolladas con objeto de la planeación y toma de decisiones sean más exactas.

Métodos de pronóstico

La planeación implica pronosticar, los pronósticos en los que se basa la planeación estratégica son complicados de realiazar debido a que implica tendencias de largo plazo.

Enfoques cualitativos y cuantitativos

Los métodos cualititativos es un pronostico de juicio una predicción que se basa en un conjunto de opiniones subjetivas. Los métodos cuantitativos suponen el estudio de datos históricos o el desarrollo de modelos con el propósito de identificar la causa de un resultado determinado. Muchas empresas aplican ambos enfoques para realizar sus pronósticos. Además con mucha frecuencia, al hacer el cálculo o pronósticos se presentan tres errores:

Exceso de confianza: donde la persona sobrestima la precisión.

Prudencia: Las personas son cautelosas en sus pronósticos.

Memoria: Donde los incidentes extremadamente positivos o negativos que recordamos influyen sobre nuestros pronósticos.

Tipos de pronostico

  • Económicos: Basados en conocimientos económicos.
  • Pronósticos de las ventas: la organización necesita un pronostico de ventas para poder capitalizar las nuevas oportunidades.
  • Pronósticos de la tecnología: posibilitan a la empresa a adaptarse a los nuevos avances científicos, lo cual les permite mantener su competitividad.

Gráficas de Gantt y de Hitos Las gráficas de Gantt y las gráficas de hitos son instrumentos de programación muy elementales, cuya sencillez solo sera superada por una lista de asuntos pendientes.

Gráfica de Gantt:Gráfica que ilustra visualmente el avance real y el proyectado del trabajo, a lo largo de un proyecto.
Gráfica de Hitos:Estas gráficas presentan con detalles de las etapas de un proyecto. Contiene una lista de las subactividades que se deben concluir a fin de realizar las actividades mas importantes que se enumeran en el eje vertical.

Un método mas complicado es el modelo de redes, el cual describe todas las circunstancias interrelacionadas que deben ocurrir para que un proyecto llegue a su fin. La técnica para la evaluación y revisión de programas(PERT)se emplea para seguir la pista de las actividades de planeación. Dos conceptos centrales para el PERT son: la circunstancia y la actividad.

  • Circunstancial:Punto de decisión o cumplimiento de una tarea.
  • Actividad: Esfuerzo mental y físico que se requieren para realizar una circunstancia.

Pasos para preparar un PERT 1.- Esfuerzo mental y físico que se requieren para realizar una circunstancia. 2.- Relacionar todas las actividades entre si con base en la secuencia adecuada. 3.- Calcular el tiempo que consumirá cada actividad. Se deben calcular tres tiempos:optimista, el pesimista y el probable. 4.- Calcular la ruta crítica: La ruta que atraviesa la red del PERT y que incluye la secuencia de circunstancias y actividades que tardan mas tiempo.

Análisis del punto de equilibrio:Método para determinar la relación entre el total de costas y el de ingresos en diversos niveles de la actividad de ventas o de producción. El punto de equilibrio (BE) es la situación donde el total de ingresos es igual a los costos fijos mas los costos variables. Se puede calcular mediante diversas fórmulas algebraicas. Esta herramienta ayuda al administrador a decidir si debe eliminar un producto de la linea, reemplazar equipo o comprar una pieza, en lugar de fabricarla, pero, presenta algunos inconvenientes como son: tendrá la misma validez que los cálculos de costos e ingresos elaborados por los administradores, el análisis es estático y la naturaleza dinámica de los negocios convierte a esta suposición en algo mas que cuestionable.

Árbol de decisiones:Ilustración gráfica de las soluciones alternativas que existen para resolver un problema. Los arboles de decisiones están diseñados para calcular el resultado de una serie de decisiones. A medida que se trazan las secuencias de las decisiones mas importantes,el diagrama que resulta se parece cada vez mas a un frondoso árbol.

  • Valor esperado: Valor promedio que se obtendrá en el supuesto de que una decisión se tome muchas veces.

Planeación de los materiales requeridos (PMR): Sistema computarizado de minifacturación y control de inventarios, diseñado para asegurar que el manejo de materiales y el control de inventarios sean eficientes.

La importancia de la administración estratégica La administración estratégica es el conjunto de decisiones y acciones administrativas que determinan el desempeño a largo plazo de la organización. La administración estratégica también es importante por la naturaleza de las organizaciones que están compuestas por divisiones, unidades, funciones y actividades de trabajo( manufactura, marketing, contabilidad, etc.) las cuales hay que coordinar y enfocar para conseguir las metas de la empresa.

Planeación estratégica El proceso de la administración estratégica comprende 6 etapas que abarcan la planeación, la implementación y la evaluación estratégicas. Las primeras 4 etapas se refieren a la planeación que debe de realizarse, la implementación y la evaluación no son menos importantes. Etapa 1. Identificar la misión, los objetivos y las estrategias actuales de la organización. Etapa 2. Análisis externo: Analizar el entorno es una etapa crucial en el proceso estratégico. Después de analizar el entorno, los gerentes tienen que evaluar lo que aprendieron acerca de oportunidades que pueda explotar la organización y las amenazas que haya que contrarrestar. Las oportunidades son tendencias positivas en los factores del ambiente externo; las amenazas son tendencias negativas. Etapa 3. Análisis interno: El análisis interno ofrece información importante sobre los recursos y aptitudes de la organización.El análisis interno debe culminar con una evaluación clara de los recursos de la organización ( como capital financiero, pericia técnica, empleados capaces, gerentes experimentados, etc.) y las capacidades para realizar las diferentes actividades funcionales( marketing,manufactura, sistemas de información, etc.).

La combinación de los análisis externo e interno se llama análisis FODA por que es un examen de las fuerzas, oportunidades , debilidades y amenazas de la organización. Con el análisis FODA , los gerentes pueden identificar un nicho estratégico para que las organización lo explote. Etapa 4. Formulación de estrategias Después de realizar el análisis FODA, los gerentes deben determinar y evaluar alternativas estratégicas y enseguida elegir lasque aprovechen las fuerzas de la organización y explotan las oportunidades del ambiente, o bien que corrigen las debilidades de la organización y menguan las amenazas. Hay que establecer estrategias para los niveles corporativo, empresarial y funcional de la organización. Esta etapa termina cuando los gerentes elaboran las estrategias que darán a la organización una ventaja relativa sobre sus rivales. Etapa 5. Puesta en marcha de las estrategias Después de formular estrategias , hay que echarlas a andar. Una estrategia no es una buena antes de llevarla a cabo. Sin importar con cuanta eficacia haya planeado la organización sus extrategias , no tendrán éxito si ni las implementa de manera apropiada.

El análisis FODA tiene como objetivo el identificar y analizar las Fuerzas y Debilidades de la Institución u Organización, así como también las Oportunidades y Amenazas, que presenta la información que se ha recolectado.Se utilizará para desarrollar un plan que tome en consideración muchos y diferentes factores internos y externos para así maximizar el potencial de las fuerzas y oportunidades minimizando así el impacto de las debilidades y amenazas.Se debe de utilizar al desarrollar un plan estratégico, o al planear una solución específica a un problema. Una vez que se ha analizado el ambiente externo (por ejemplo: la cultura, la economía , datos demográficos, etc.) . ¿Cómo se elabora? A) Análisis Interno.- Para el diagnóstico interno será necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el logro de los objetivos, y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva. En el primer caso estaremos hablando de las fortalezas y en el segundo de las debilidades. Como ejemplos podemos mencionar: Recursos humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos tecnológicos, etc. B) Análisis Externo.- Para realizar el diagnóstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; así como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se podrá integrar el diagnóstico externo. Algunos ejemplos son: el Sistema político, la legislación, la situación económica, la educación, el acceso a los servicios de salud, las instituciones no gubernamentales, etc. C) Vacíe la información que ha obtenido en los pasos A) y B) en el formato de tabla que se presenta en el numeral 3 “Formato”. D) Puede utilizar esta información para ayudarle a desarrollar una estrategia que contenga y maximice las fuerzas y oportunidades ; para así, reducir las debilidades y amenazas que no permiten obtener los objetivos planteados.


ORGANIZACIÓN[editar | editar código]

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN: Organización La sociedad entendida esta como un sistema de comportamiento humano bastante independiente de su medio biofísico ,es un conjunto organizado. De acuerdo a Talcott Parsons “las organizaciones son unidades sociales o grupos humanos debidamente construidos y reconstruidos para buscar fines específicos”. Otro termino seria “el arreglo del personal para facilitar el logro de ciertos propósitos pre-establecidos, a través de una adecuada ubicación de funciones y de responsabilidades”, seria considerar a esta como una unidad social con unos objetivos específicos. Efectivamente se define a las organizaciones sobre la base de considerarlas estructuras creadas para alcanzar finalidades u objetivos que sus miembros no podrían conseguir con la misma eficiencia al margen de la organización. Un segundo elemento que define la palabra organización es el entorno que a su vez se define como todo aquello que se encuentra mas allá de los limites formales de la organización y con el que esta interacciona; desde este punto de vista una organización se concibe como una estructura que se ve influida en su configuración y en su comportamiento por otras organizaciones.


DISEÑO DE TRABAJO Y HORARIOS LABORABLES

Para conseguir un aumento en la productividad y satisfacción de una organización, es indispensable modificar el diseño de trabajo y los horarios laborales. Esto puede contribuir al éxito de un negocio.

Diseño de trabajo: Es el proceso de definir los derechos y las obligaciones de un trabajo y describir cómo se deben desempeñar. El propósito del diseño de los trabajos es alcanzar las metas de una organización.

Tipos de diseño de trabajo

Tipos de diseño de trabajo.gif

1. El enfoque de la motivación: Determina que las actividades se constituyan en un reto grande para el trabajador y que éste tenga responsabilidad por el solo hecho de desempeñar el trabajo.

2. El enfoque mecánico: Hace hincapié en la eficiencia total para desempeñar un trabajo, implicando la repetición frecuente de las actividades asignadas.

3. El enfoque biológico: Su objetivo es disminuir las exigencias físicas del trabajo así como las incomodidades y lesiones que provocan éstas.

4. El enfoque motriz y de percepción: Propone garantizar que la atención y la concentración necesarias para un trabajo se ubiquen dentro del margen de capacidad del trabajador.


Especialización en el trabajo: Medida en la cual la persona que ocupa un puesto realizará sólo una cantidad limitada de tareas.


Enriquecimiento del trabajo: Enfoque para conseguir que los trabajos incluyan mayores retos y responsabilidades, de modo que la mayoría de los empleados los consideren más atractivos.


Características de un trabajo enriquecido

Caracteristicas de un trabjo enriquecido.gif

a) Retroinformación directa: Los empleados deben conocer, de inmediato, la evaluación de su trabajo

b) Relaciones con el cliente: Muchas personas encuentran mayor satisfacción al atender a un cliente, más que cuando desempeñaba su trabajo exclusivamente para un administrador.

c) Nuevo aprendizaje: La persona que ocupa el puesto adquiere nuevos conocimientos.

d) Control de la programación: La programación incluye la autoridad para decir cuándo iniciar cuál área.

e) Experiencia única: Un trabajo enriquecido tiene algunas cualidades singulares.

f) Control de los recursos: Se debe tener cierto control sobre los recursos como dinero, materiales o personas.

g) Autoridad para la comunicación directa: Se ofrece a los trabajadores la posibilidad de comunicarse directamente con otras personas que utilizan su producción.

h) Responsabilidad personal: En un trabajo enriquecido, los trabajadores son responsables de sus resultados.


Participación, ampliación y rotación de trabajo

El compromiso con el trabajo se refiere a la medida en la que los individuos se identifican psicológicamente con su trabajo. También se refiere a la importancia que el trabajo tiene para la imagen total que una persona tiene de sí misma.

La ampliación del trabajo se refiere al aumento de la cantidad y variedad de las tareas que constituyen un trabajo. También se conoce como carga de trabajo horizontal. Mientras que el enriquecimiento del trabajo se le llama carga de trabajo vertical.


ESTRUCTURA, CULTURA Y CAMBIO ORGANIZACIONAL

Estructura de una organización: Combinación de personas y tareas para alcanzar las metas de la organización.

Estructura,cultura y cambio organizacional.JPEG Estructura.gif Estructura de la organizacion.jpg

La cultura de la organización (o cultura de las empresas) se refiere al sistema de valores y creencias compartidos que influyen prácticamente en la conducta de los miembros de la misma. Cultura.gif Culturaorganizacional.jpg

Tiene como beneficio fortalecer la productividad, la calidad y el estado de animo, hace hincapié en la productividad y la calidad propicia que los trabajadores aumenten su productividad para que sean mas conscientes de la calidad.

Una consecuencia de tener una cultura que favorece la alta productividad, la calidad y el buen estado de animo es el desarrollo de una ventaja competitiva, la cual también se deriva de tener una "cultura de onda", que atraiga a trabajadores modernos y creativos.

Cambio organizacional en el trabajo está relacionado con cualquier factor que produzca efectos sobre las personas, inclusive cambios tecnológicos en la estructura de la organización, en la competencia, en recursos humanos y los presupuestos.

Cambio.gif Cambioorganizacional.jpg

APRENDIZAJE CULTURAL DE LAS ORGANIZACIONES

Una nueva e importante manera de entender las organizaciones y sus culturas consiste en analizar cual es su nivel de aprendizaje. Una organización eficiente se dedica al aprendizaje continuo adaptándose en su forma activa, al entorno exterior. Un indicador importante de la relevancia del aprendizaje de la organización es que muchas empresas hayan creado el puesto de director general de aprendizaje o de director general de conocimientos. En el origen de estos puestos esta una conciencia cada vez mayor, de que la clave para el éxito en los negocios esta una conciencia cada vez mayor, de que la clave para el éxito en los negocios ya no se basa solo en los activos físicos, si no también en los activos intelectuales.

El aprendizaje de la organización esta relacionado con la cultura, por que esta debe apoyar el conocimiento para que ocurra. El hincapié en el aprendizaje se convierte en parte de la cultura de la organización poco a poco. El concepto de la organización que aprende ha adquirido un notable ímpetu en años recientes, a medida que las empresas dependen cada vez mas de los conocimientos utiles para mantener su competitividad.

Como administrar y controlar la cultura

Una responsabilidad básica de la alta dirección es dar forma, administrar y controlar la cultura de una organización. Después de ser nombrados los nuevos directores generales ejecutivos suelen declarar públicamente “ mi labor prioritaria será cambiar la cultura”. En este caso , tendrá que usar sus mejores habilidades de liderazgo para inspirar y persuadir a los demás para formar una nueva cultura; dar ala cultura una mayor creatividad y menos inversión a los riesgos. Cambio individual en relación con el cambio organización. Muchos cambios organizacionales útiles se manifiestan de manera individual o a nivel de pequeños grupos, no en toda la organización. Con mucha frecuencia las personas que contribuyen de manera individual, los administradores de nivel medio y los lideres de equipó identifican una pequeña necesidad de cambio y hacen que este pueda ocurrir.

El cambio a nivel de la organización capta mucha mas atención que los pequeños e incrementarles cambios que producen los individuos: el cambio para la administración de la calidad y el cambio en la cultura de la organización. Para que ocurra un cambio organización total, cada uno de los empleados debe tener el entusiasmo y la capacidad para estar a la altura del reto que lo implica. Por que las personas se resisten al cambio.

Los administradores deben entender que las personas resisten, lo hacen por motivos que consideran importantes y , entre ellos, el mas común es el miedo a un resultado desfavorable. También se resisten por motivos tan variados como no querer alterar las relaciones sociales y no romper con hábitos tan variados como no querer alterar las relaciones sociales y no romper con hábitos establecidos. Como obtener apoyo para el cambio.

Se debe superar la resistencia es una responsabilidad importante del administrador

- Invertir tiempo en planear el cambio. Una estrategia para cambiar, que tiene mucho efecto, consiste invertir tiempo en planear las innovaciones antes de ponerlas en practica.

- Permita que haya discusiones y negociaciones. El apoyo se incrementa se se analizan y negocian los aspectos mas sensibles del cambio. Es importante reconocer las posibles dificultades que este implica.

- Permita que exista participación. Las personas que apoyan el cambio de manera activa estarán aun mas motivadas para conseguir el apoyo de los demás.

- Señale los beneficios económicos. Debido a que existen tantos empleados preocupados por los efectos económicos de los cambios, resulta útil analizar estos efectos de manera abierta.

- Evite el exceso de cambios. Cuando se producen demasiados cambios la tensión no tarda en presentarse y los cambios simultáneos también producen confusión y genera inconformidad ante las innovaciones.

- Obtenga apoyo político para el cambio. Hay muy pocos cambios que pasan por las organizaciones sin que la gente del cambio forme alianzas con las personas que apoyaran sus propuestas.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Modelo de contratación de personal: En una contratación ideal la contratación de personal sigue las siguientes etapas:

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Los especialistas en recursos humanos participan en las fases de la contratación, pero los administradores son los encargados de contratar al personal que requieren para sus propias unidades.

Aspectos legales de la contratación de personal Las leyes federales influyen en todos los aspectos de la contratación de personal. Los administradores tienen que saber que estas leyes existen y familiarizarse con las disposiciones generales de la ley.

Planeación estratégica de los recursos humanos La contratación de personal empieza con un pronóstico sobre cuantas personas y de qué tipo se necesitaran para llevar a cabo el trabajo de la empresa. Esta actividad, se conoce como planeación estratégica de los recursos humanos, implica anticipar y disponer los movimientos de las personas que entran, permanecen y salen. La planeación estratégica de los recursos humanos consta de cuatro pasos básicos:

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Reclutamiento

Proceso para atraer a los candidatos que podrán ser contratados y que tengan las características y las habilidades que se adecuan a los puestos vacantes. Uno de los propósitos más importantes del reclutamiento y la selección es encontrar a empleados que encajen debidamente en la cultura de la empresa. La mayor parte de los fracasos laborales se atribuye a que los trabajadores no "encajan bien" en el empleo. Otro propósito del reclutamiento es convencer a los posibles candidatos de alta calidad de las bondades de la organización. Los reclutadores deben elegir candidatos que funcionen en un empleo hoy y que se capaciten y asciendan según las necesidades de la empresa.

Descripciones y especializaciones del trabajo El reclutador debe contar con descripciones y especificaciones del trabajo. La descripción explica en detalle lo que hace la persona que ocupe el puesto.

La especificación del trabajo: Definición de las características personales que se necesitan para desempeñar un trabajo, incluye el grado de estudios, la experiencia, los conocimientos y las habilidades que se requieren para desempeñar ese trabajo con éxito.

Basado en un análisis del empleo, es decir, obtener información sobre un trabajo mediante la descripción de sus tareas y responsabilidades. Se requiere una investigación sistemática del trabajo, por medio de entrevistas y observaciones directas.

Fuentes de reclutamiento Las fuentes de reclutamiento se clasifican:

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Selección

Seleccionar al candidato adecuado para un empleo es parte del reclutamiento. La decisión de contratar a alguien se basa en la información recopilada, pero en este modelo de selección es que un solicitante puede ser rechazado en cualquier punto. Según la doctrina de la contratacion y retencion negligentes, un empleador puede ser legalmente responsable de los ilícitos relacionados con el trabajo.

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Entrevista preliminar de selección La selección comienza desde que se establece contacto con el reclutador. Si los candidatos están cerca de cumplir con las especificaciones del empleo, sigue una breve entrevista de selección, con el propósito de determinar si se presta mayor consideración al candidato. Es importante realizar preguntas cruciales como son: Suponga que, a una persona que solicita un puesto de supervisor en un asilo de ancianas, se pregunta cómo se lleva con las personas de la tercera edad. Si el candidato respondiera "muy mal", de inmediato quedaría descalificado.

Formato de solicitud de empleo Las formas de solicitud de empleo, proporcionan los datos biográficos básicos del candidato, inclusive su grado de escolaridad, su experiencia laboral y su nacionalidad. Además de información relacionada con el éxito en el trabajo. Una forma de solicitud llenada con descuida podría indicar que el candidato tiene malos hábitos de trabajo.



PRUEBA DE PERSONAL Y PSICOLOGICAS

La aplicación de estas pruebas es unos de los enfoques mas importantes para la selección de empleados. Tipo de pruebas:

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ENTREVISTA DE TRABAJO

La entrevista se hace después de las pruebas y es extensa. Los temas que se cubren en ella incluyen el grado de estudios, la experiencia laboral, las capacidades y habilidades especiales, los pasatiempos y los intereses. Estas tienen dos propósitos. El entrevistador trata de decidir si el entrevistado es adecuado para ser contratado por la organización. Al mismo tiempo este ultimo trata de decidir si el empleo y la organización le convienen o no, se le debe presentar al individuo un anticipo realista del trabajo, es decir, revelar al solicitante todas las características negativas del mismo.


CONFIRMACION DE REFERENCIAS E INVESTIGACION DE ANTECEDENTES

Consiste en preguntarle a un tercero si sería conveniente contratar al candidato para el empleo. Las investigaciones de los antecedentes están estrechamente relacionadas con la confirmación de referencias. Los campos que se investigan incluyen registros de tránsitos, antecedentes penales, historia de crédito, problemas con el físico y los comentarios de los vecinos y compañeros de trabajo sobre reputación.


EXAMEN FISICO Y PRUEBAS ANTIDOPING

Las pruebas antidoping incluyen los análisis de sangre, de orina, de muestras capilares y la revisión de los ojos y de la piel para encontrar perforaciones. El examen físico proporciona una idea de la capacidad física que tiene una persona para enfrentar los requisitos de un empleo determinado y sienta las bases para comparaciones posteriores, lo cual disminuye la amenaza de que un empleo reclame que el empleo le produjo una lesión o enfermedad concretas.


DIRECCIÓN [editar | editar código]

DEFINICIÓN DE DIRECCIÓN:

La Administración interpreta objetivos propuestos por la organización para transformarlo en acción organizacional, por lo que se deben seguir muchos pasos para poder ejecutarlo. Se define Dirección como:

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PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

Este elemento consta de varias fases para su desarrollo como es la ejecución de los planes, la motivación, la guía de los esfuerzos de los subordinados, la comunicación, la supervisión y lograr las metas propuestas. Aquí se mencionan los principios de la Dirección:

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La Dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es solo para bien. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor, de aquí la importancia de la Dirección dentro del Proceso Administrativo.


FACTOR HUMANO

El papel del factor humano en la empresa, tanto en el proceso productivo como en la organización, ha sido visto e interpretado de muy diversas maneras. Con el surgimiento de la dirección estratégica el factor humano se convierte en un factor estratégico que puede ser fuente de ventajas competitivas para la empresa al permitir incrementar su nivel de competitivas para la empresa al permitir incrementar su nivel de competitividad. Los recursos humanos son un factor sobre el que habrá que destinar inversiones para su mejora, a través de reclutamiento, la formación y la motivación, entre otros aspectos. Las personas son mucho más que un simple factor productivo en los planes de un administrador, son miembros de sistemas sociales en muchas organizaciones; son consumidores de bienes y servicios y por ellos influyen en forma vital sobre la demanda, son miembros de familias, escuelas e iglesias y son ciudadanos. Las personas son muy complejas y para entender esta complejidad se desarrollaron diversos modelos. En primer lugar Edgar H. Schein observa los supuestos económicos-racionales, basados en la idea de que el principal motivador de las personas son los incentivos económicos. El segundo modelo que se refiere a supuestos sociales se basa en la idea de que las personas son motivadas por necesidades sociales, por ellos las fuerzas sociales del grupo de compañeros son más importantes que los controles de los administradores. El tercero se refiere a los supuestos de autorrealización, sugiere que los motivos caen en una de cinco clases de jerarquía que va desde necesidades simples de supervivencia hasta necesidades superiores de autorrealización. Y el cuarto que se basa en los supuestos complejos, sus supuestos básicos son que las personas son complejas y variables y que tienen muchos motivos que se combinan en un patrón complejo.

Teoría X Los seres humanos promedio tienen una aversión innata al trabajo y lo evitan si es posible, es por eso que se debe ejercer presión sobre la mayoría de las personas y se les debe controlar, dirigir y amenazar para el logro de los objetivos. Teoría Y El grado de compromiso con los objetivos se da en proporción con la magnitud de las recompensas que se asocian con su logro. La teoría x es pesimista mientras que la teoría y es optimista y dinámica. Un factor importante en la administración de personal es la creatividad. La creatividad se refiere a la habilidad y capacidad de producir nuevas ideas y la innovación significa por lo general el uso de estas ideas.



LIDERAZGO

Se define liderazgo como la capacidad de coordinar y guiar al personal con la finalidad de obtener la mejor productividad, al mismo tiempo que inspira confianza, respeto y lealtad.

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Es importante no confundir el liderazgo con el mando de un jefe, ya que el primero impacta con mayor fuerza (psicológica) en un grupo de personas que el segundo. El hecho de tener un puesto de jefe (gerente o supervisor) no significa que la persona tiene las cualidades necesarias para dirigir al grupo de empleados a su cargo, sin embargo si el jefe desempeña sus funciones con actitud que motive la participación de sus subordinados se logran beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores. Dentro de una organización, lo ideal es que el jefe también sea un líder.

Para que el líder se desarrolle eficientemente debe tener las siguientes características: la pasión que siente por su trabajo, la confianza que tiene en sí mismo, la confianza que transmite a los demás, el ser honrado, tener buena capacidad intelectual (y conocimientos), la sensibilidad para tomar en cuenta las necesidades y sentimientos de los demás, y tener sentido del humor para disipar la tensión y el aburrimiento en la empresa. Aunque algunos líderes también tienen la necesidad de sentir poder.

Existe tres diferentes estilos de liderazgo: el autoritario, el democrático y el de Laissez Faire:

En el estilo autoritario toda la determinación de políticas es realizada por el líder. Las reglas y actividades son dictadas por él, y no lo consulta con los empleados.

En el estilo democrático el líder procura que todas las políticas sean resultado de las discusiones y decisiones de grupo. Además, busca ser completamente objetivo en sus alabanzas y críticas, y se esfuerza por ser solamente otro miembro del grupo como los demás, sin realizar él la mayor parte del trabajo.

En el estilo de “Laissez Faire” (dejar hacer), no existe una plena participación del líder ya que casi no interviene en las decisiones individuales o grupales. Ni toma parte en las discusiones sobre las políticas.


COMUNICACIÓN Comunicacion es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.

Elementos

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TIPOS DE AUTORIDAD

Autoridad es la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. El mando puede definirse como “la autoridad puesta en acto”.

Suelen distinguirse cuatro tipos de autoridad: los dos primeros de índole jurídica, forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos últimos forman más bien la autoridad moal que dan prestigio, los conocimientos, etc. y son complementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos.

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  • Autoridad formal: Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados. Puede ser a la vez de dos tipos: autoridad lineal o autoridad funcional, ya sea que se ejerza sobre una persona o grupo de trabajo exclusivamente por un jefe o por varios que manden en el mismo grupo, cada uno con funciones distintas.
  • Autoridad operativa: La que no se ejerce directamente sobre las personas, sino que da facultad para decidir sobre determinadas acciones. Obviamente, estas decisiones deben ser respetadas y de algún modo obedecidas por otras personas, pero directamente este tipo de autoridad se ejerce sobre los actos.
  • Autoridad técnica: Aquella que se tiene en razón del prestigio, la experiencia y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del profesionista, del experto, cuyas opiniones se admiten por reconocerles capacidad y pericia.
  • Autoridad personal: La que poseen ciertos hombres en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc. que los hacen adquirir un ascendiente indiscutible sobre los demás, aun sin haber recibido autoridad formal alguna. Prácticamente se identifica con el liderato.


'MOTIVACIÓN

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De manera general se puede definir a la motivación como el proceso mediante el cual cada trabajador cumple con su tarea laboral con eficiencia, para lograr una meta o resultado mediante el cual puede satisfacer sus necesidades particulares.

Proceso de motivación

De manera general se puede definir a la motivación como el proceso mediante el cual cada trabajador cumple con su tarea laboral con eficiencia, para lograr una meta o resultado mediante el cual puede satisfacer sus necesidades particulares.

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El ser humano tiene un conjunto cambiante de necesidades que los fuerzan a actuar. Las demandas o necesidad humanas son el resultado de diversos factores como son: Antecedentes familiares, experiencia, educación, actitudes, valores, etc. El proceso de motivación requiere de dos elementos: las necesidades de los trabajadores y la oportunidad para satisfacerlas por parte de la empresa. El individuo es visto como un buscador incesante de logros que le permiten satisfacer sus necesidades. A medida que a empresa el ofrece oportunidades para lograr mayor satisfacción, intensifica su búsqueda de condiciones que le permitan cubrir necesidades cada vez más importantes para él. De tal modo a medida que sufre frustraciones disminuye si interés por alcanzar las metas dentro de la empresa.

Teorías de motivación

a)Teorías X-Y: Fue realizada por Douglas Mc Gregor, donde plantea dos posiciones básicas de la naturaleza del ser humano. 1.La teoría X el ser humano aborrece el trabajo, evite responsabilidades y antepone la seguridad a los demás factores asociados con el trabajo, por los cual debe ser controlado y aún amenazado para que realice el trabajo. 2.La teoría Y tiene una opinión positiva del ser humano, al considerarlo que realiza el trabajo en forma natural, donde el ser humano es creativo, responsable y ejerce su propia dirección cuando se compromete con los objetivos de su tarea, para conseguir otros logros asociados con el trabajo como son la autoestima y el reconocimiento.

b)Teoría de dos factores: Este modelo fue realizado por Frederick Herzberg, establece que las condiciones laborales, pueden dividirse en dos grupos de factores: 1.Higiénicos como son los servicios sociales, el salario, las supervisión, las políticas de las empresas y las relaciones interpersonales. Según Herzberg estos son parte del entorno en el que trabaja el individuo y producen frustración cuando están ausentes o son desfavorables, pero su presencia no producen satisfacción sino un estado neutro. 2.Motivacionales entre los que se encuentran el reconocimiento, la responsabilidad, la oportunidad de desarrollo, prestigio y la autorealización. Estos son intrínsecos del trabajo y conducen a la satisfacción de la persona pero en su ausencia no producen insatisfacción.

c)La teoría de las tres necesidades: Teoría de David Mc Clelland dice que el ser humano actúa para satisfacer tres necesidades: 1.Logro: que es la urgencia por sobresalir. 2.Poder o de influir en la conducta de las personas que están a su alrededor. 3.Afiliación: deseo de mantener relaciones personales amistosas.

Mc Clelland sostiene que las personas con una lata necesidad de logro se distinguen de las demás por el interés en hacer mejor las cosas

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Según este modelo el individuo valora sus necesidades en términos de la urgencia que tiene de satisfacerlos y analiza la probabilidad de lograr su satisfacción y analiza la probabilidad de lograr su satisfacción, mediante un curso de acción, Pero si la persona no siente la necesidad cuya satisfacción se ofrece, su comportamiento no se dirigirá en esa dirección.

DIRECCIÓN EFECTIVA EN LA PROFESIÓN Son diversos los enfoques sobre dirección, y en algunos estudiosos compatibles los atributos en el estudio de la dirección, la dirección comprende a todos los que en una organización están investidos oficialmente de cierta autoridad y de la responsabilidad de dirigir a los que ejecutan el trabajo. En este gran orden de las ideas, el desempeño de los directivos requieren de diversas habilidades para hacer bien su función y manifestar su liderazgo.

La tarea directiva es de grandes cantidades de trabajo a un ritmo incesante, tiene como un común denominador la brevedad, la variedad, la discontinuidad y la acción, y con frecuencia la reflexión es dejada a un lado. Al respecto Minstzberg menciona que .el directivo está sobrecargado de obligaciones, la brevedad, fragmentación y comunicación oral caracterizan su trabajo.

La dirección es una actividad que permite a una persona coordinar el trabajo de los integrantes de grupo en base a la motivación, la comunicación y liderazgo,la persona que dirige puede lograr que las personas alcancen los objetivos establecidos y resolver los conflictos que pueda ocasionarse en el trabajo. La tarea directiva es de grandes cantidades de trabajo a un ritmo incesante, tiene como un común denominador la brevedad, la variedad, la discontinuidad y la acción, y con frecuencia la reflexión es dejada a un lado. El directivo está sobrecargado de obligaciones, la brevedad, fragmentación y comunicación oral caracterizan su trabajo. Manejo de conflictos. Para una dirección efectiva El manejo de conflictos se considera como las habilidades principales que debe tener un directivo, en cualquier nivel que trabaje El manejo de conflictos, se sitúa entre las cuatro primeras habilidades, para una dirección efectiva Entre las razones que fundamentan esto, pueden señalarse: la dinámica de los cambios que se producen en el entorno en el que actúan las organizaciones la transferencia, a los niveles inferiores, de un conjunto de decisiones, buscando mayor capacidad de respuesta a situaciones cambiantes nuevos enfoques sobre la gestión de los procesos de trabajo. Se considera que los conflictos pueden: -Retrasar decisiones -Limitar resultados -Afectar relaciones -Ofrecer una imagen negativa sobre la organización y llegar a destruirlas

Tipos de conflicto -Intrapersonales surgen como consecuencia de insatisfacciones y contradicciones “dentro” de las personas Interpersonales surgen de enfrentamientos de intereses, valores, normas, deficiente comunicación, entre las personas. Laborales surgen de problemas vinculados con el trabajo, y las relaciones que se establecen en este, entre individuos, grupos, departamentos, etc.

para finalizar comparto un video de uno de los ultimos personajes mas influyentes de mi vida y aunque ya no este vivo ha dejado como empresario un gran reconocimiento mundial.

http://www.youtube.com/watch?v=vm3t4_PDH5M y http://www.youtube.com/watch?v=6zlHAiddNUY


CONTROL[editar | editar código]

DEFINICIÓN El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.


SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL El control como fase del proceso administrativo

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

El control dentro de una organización, es un proceso que debe cumplirse sin falla, porque es la que nos va a ayudar a medir el desempeño de la empresa, además de garantizar el desarrollo de los objetivos y los planes de la empresa. Junto con el control, la planeacion es sumamente importante de igual manera, y debe estar acompañada del control, ya que, se complementan mutuamente. El proceso de control básico, es aquel procedimiento que se tiene que seguir para llevar la organización, tanto laboral como financiero. En cualquier parte que se encuentre este control, conocido también como control básico, deberá incluir 3 pasos: 1. Establecimiento de estándares: en toda organización, es muy importante que se tenga planes, como mencionamos anteriormente, que nos ayuden a tomar desiciones para guiar a la empresa. Es por eso que el primer paso a seguir es el establecimiento de planes o estándares. Los estándares son simplemente criterios de desempeño. Como los administradores no pueden estar constantemente supervisando, se crea un programa de medición periódica del desempeño, para saber como van los avances en la ejecución de los planes. 2. Medición del desempeño: esta medición del desempeño no es muy frecuente que se utilice, pero nos ayudara a detectar las desviaciones que ocurren. en cuanto de detecte una desviación, es importante corregirla lo antes posible.

3. Corrección de desviaciones: existen diferentes formas de poder corregir los problemas de desviación. Por ejemplo, se puede volver a plantear los objetivos o modificar las metas, establecer claramente cual es la función de cada uno de los individuos o grupos de trabajo, contratar nuevo personal con mayor capacitación, o simplemente, como última alternativa, el despido.

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL: CANTIDAD, TIEMPO, COSTO y CALIDAD

En el proceso de control se deben tomar en cuenta cuatro factores que determinan el resultado de dicho proceso. Estos factores son: cantidad, tiempo, costo y calidad. Los tres primeros son de índole cuantitativa, ya que lo que importa en estos es la cantidad, sin embargo el último es de índole cualitativa porque destacan las cualidades del producto.

La cantidad se aplica a procesos en los cuales el volumen es lo importante.

Con el tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo sirve como indicador de eficiencia administrativa, ya que gracias a éste factor se determina el gasto de cada actividad.

Y por último, la calidad hace hincapié en el conjunto de características que debe poseer cierto producto o actividad de la organización.

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MEDIOS Y TÉCNICAS DE CONTROL

Una forma de clasificar las técnicas de control consiste en dividirlas entre aquellas que se basan o no en presupuestos. Las técnicas no presupuestales se clasifican en dos tipos:

Técnicas cualitativas de control: Son métodos que se basan en juicios humanos sobre el desempeño y que dan por resultado una evaluación verbal, más que numérica. Ejemplos: auditoría, auditoría externa, auditoría interna, auditoría de la administración, observación personal, evaluación del desempeño, política. Auditoria 2.gif

Técnicas cuantitativas de control: Son métodos basados en medidas numéricas del desempeño. Ejemplos: Gráfica de Gantt, Program Evaluation and Review Technique (PERT), análisis del punto de equilibrio, cantidad económica de pedido (CEP), análisis de CBA, análisis de valoraciones. Tecnicas cuantitativas 2.gif


Otra forma de clasificar las técnicas de control es de manera general en: sistemas de información, gráficas, estudios de métodos, métodos cuantitativos y control interno. A continuación se muestran ejemplos de cada uno.

Sistemas de información: Informes, auditorias (contables, administrativas, financieras, de recursos humanos), contabilidad, control presupuestal, reportes (escritos y verbales), formas, archivos, computarizados o mecanizados, observación personal y por recorrido y tecnologías de información .

Gráficas: de Gantt, Program Evaluation and Review Technique (PERT), procedimientos, proceso, etc.

Estudio de métodos: Tiempos y movimientos, estándares, etc.

Métodos cuantitativos: Modelos matemáticos, investigación de operaciones, probabilidad y estadística, programación dinámica.

Control interno.


SISTEMAS DE INFORMACIÓN


INFORMES y REPORTES

Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en: a. Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones. 2. Concentración sobre las excepciones: Debe revelar los indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes. o Informes de operaciones: Informes de control: usados para el control directo de las operaciones. o Informes de control corriente. Para señalar las desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las pérdidas: o Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realización planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una comprobación de los informes de control corriente y como una indicación de la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables. o Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de normas. o Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o años. o Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva. Informes sobre la apreciación de renglones: o Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad. o Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta. o Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada. o Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición planeada (presupuestada). o Mediciones de la afectividad del uso de fondos. Basados en la relación entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos. Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado. 3. Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, origen confusión y desatención por parte de quien los recibe. 4. Complementarse con representaciones gráficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la representación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material de audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información. 5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que no requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia. 6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario. 7. Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo.

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b. Reportes de información que representan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

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Formas:

Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza contabilidad. Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos. a. Aprovechamiento adecuado de los espacios. b. Claridad y concisión. c. Uniformidad de diseño d. Diseñar un diagrama de control de formas. e. Diseñar un catalogo de formas. f. Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo). g. Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mínimo las formas innecesarias y rutinarias. Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propios básicos son: h. Que el costo de su implantación se justifique. a. La obtención de información correcta y segura. b. La protección de los activos de la empresa. c. La promoción de la eficiencia en al operación. Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas.



ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y LAS OPERACIONES

Este término se refiere a las actividades necesarias para producir y prestar un servicio, así como también un producto físico. Existen otras actividades esenciales que las empresas típicas llevan a cabo.

Sistema de administración de operaciones

Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la búsqueda y la selección del producto o servicio. El diseño de una operación exige decisiones respecto a la ubicación de las instalaciones, el proceso que deberá utilizarse, la cantidad que ha de producirse y la calidad del producto.

Elementos importantes de una decisión de productos: una de las decisiones básicas de una empresa es elegir un producto o productos con intención de producirlos y comercializarlos. Esto exige la recopilación de ideas sobre productos que satisfagan las necesidades de los clientes y que contribuyan a las metas de una empresa, al tiempo que sean consistentes con las estrategias de la misma. El producto y el diseño de la producción: el diseño de un producto requiere diversas actividades. Con frecuencia se sugieren las siguientes etapas:

-Creas ideas de productos investigando las necesidades de los clientes y analizando las diversas alternativas. -Elegir el producto con base en diversas consideraciones que incluyen datos del mercado y análisis económicos, así como también la ejecución de un estudio de factibilidad general. -Preparar un diseño preliminar evaluando diversas opciones. -Tomar una decisión final -Decidir si las instalaciones actuales de la empresa son adecuadas. -Elegir el proceso de elaborar el producto. -Se diseña el producto.

Los sistemas de información en el control de las operaciones

Un tipo de sistemas de planeación y control que ha estado disponible durante varios años integra la información en forma prácticamente instantánea reduciendo de esta manera y en forma considerable las demoras que por lo general impiden lograr un control efectivo.

Tecinas especiales empleadas en la planeación y control de operaciones

-Programación lineal: se basa en el supuesto de que existe una relación lineal, o de línea recta, entre las variables y que los límites de las variaciones pueden determinarse. -Planeación y control de los inventarios -Logística de distribución -Redes de tiempo y evento -Círculos de control de calidad



CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Es útil para determinar los ingresos inmediatos o los factores de costos que han ocasionado el éxito o fracaso de la empresa. Es decir constituye el resumen de la gestión de una empresa abarcando los ingresos, los gastos y, en consecuencia y las utilidades.

Permite delimitar entre el capital invertido (fondo) y la renta o utilidad generada en un periodo de tiempo generalmente es de forma anual, además mide la eficiencia de la asignación de los resultados por parte de los administradores, así como la rentabilidad de la inversión. La auditoría es un instrumento muy importante en el procedimiento de la cuenta de pérdidas y ganancias es un análisis económico y la revisión analítica de la cuenta respecto a los periodos.

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El control se basa en una técnica de control de pérdidas y ganancias se aplica por lo general a divisiones o departamentos con la idea de que lo importante son las utilidades y en cada departamento su misión es contribuir para llegar a los objetivos de empresa. Donde cada departamento detalla sus ingresos y egresos, y calcula en forma periódica su estado de resultado, mediante su propio grupo de contabilidad. Las limitaciones de esta técnica se reflejan en el tiempo y costos que implica el realizarla adecuadamente, así como también puede ser inadecuada para el desempeño general y la negación a delegar autoridad por parte de los administradores.

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CONTROL DIRECTO Y EFECTIVO EN LA PROFESIÓN

El Control Directo son una serie de normas que funcionan como estándar para comparar nuestra producción en términos monetarios y nos sirven para saber si los resultados son los que esperábamos o no.

Por eso en el Control Directo hay 2 tipos de desviaciones:

-Incertidumbre: riesgos que no prevemos en un plan o proyecto.

-Falta de conocimientos, experiencia o juicios, es la característica mas importante con que debe de contar un administrador.

A parte de los costos que la implementación del Control hay unos cuantos supuestos mas que lo acompañan y son:

  • El desempeño
  • Responsabilidad personal
  • El tiempo

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Se justifica el consumo del tiempo, aunque la solución de problemas a veces demande la utilización de tiempo de nuestros ejecutivos no siempre es razonable esta opción pues el llegar al problema nos puede tomar mas tiempo del que tomaría dejarlo a criterio de una sola persona. La persona responsable tomará medidas correctivas, no todos las actividades que realicemos se basan en aplicar nosotros la corrección sino que a veces estaremos a merced de la decisión de una persona con un puesto mas alto y por lo tanto no dependerá totalmente de nosotros la responsabilidad.